11 Strategie, które należy zmienić, w jaki sposób e-mail

11 Strategie, które należy zmienić, w jaki sposób e-mail
Zarządzanie pocztą e-mail może być uciążliwe. Może wykraść czas z ważniejszych zadań, a nawet zmęczyć mózg. Badanie przeprowadzone w University of London wykazało, że ci, którzy stale sprawdzają pocztę elektroniczną, mogą zauważyć spadek IQ o 10 punktów, bardziej gwałtowny spadek niż w przypadku palenia tytoniu.

Zarządzanie pocztą e-mail może być uciążliwe. Może wykraść czas z ważniejszych zadań, a nawet zmęczyć mózg. Badanie przeprowadzone w University of London wykazało, że ci, którzy stale sprawdzają pocztę elektroniczną, mogą zauważyć spadek IQ o 10 punktów, bardziej gwałtowny spadek niż w przypadku palenia tytoniu. Co więcej, według niektórych szacunków firmy mogą stracić 650 miliardów dolarów rocznie dzięki niepotrzebnemu bałaganowi w skrzynce odbiorczej. Co więc możesz zrobić, aby zapobiec utracie czasu, pieniędzy i mocy mózgu? Oto 11 strategii, aby odzyskać kontrolę.

1. Wykonaj skróty. Napisz szablony odpowiedzi, które można łatwo zaktualizować w celu usprawnienia procesu odpowiedzi. Na przykład w Google Labs dostępna jest opcja o nazwie "Przetworzone odpowiedzi". Aby utworzyć odpowiedzi w puszkach, które sprawdzą się w Twoim przypadku, pomyśl, "czy ktoś zada mi to pytanie ponownie", gdy napiszesz e-mail. Niektórzy eksperci ds. Wydajności nawet zapisują te dane jako podpisy, do których mają dostęp w biurze lub w podróży.
Przeczytaj więcej: 6 sprawdzonych przeze mnie porad, które kończą przeciążanie wiadomości e-mail

2. Napisz lepsze wiersze tematu. Dodaj czasownik do wiersza tematu - potwierdź, omów, przejrzyj - aby lepiej pomóc odbiorcy zrozumieć, co należy zrobić. Ta taktyka pomoże nam pobudzić akcję i utrzymać cel, kiedy piszesz. Upewnij się, że jest przyjazny w wyszukiwaniu. Zadaj sobie pytanie: Czy ten temat ma kluczowe słowa, które będziesz potrzebował w przyszłości łatwo znaleźć?
Przeczytaj więcej: Lepsza reakcja na e-mail dzięki temu przesunięciu umysłu
3. Niech to będzie proste . Ekspert ds. Wydajności Jason Womack sugeruje, abyś utrzymywał e-maile na jeden temat. Mówi, że ludzie reagują tylko wtedy, gdy mają odpowiedzi na wszystkie pytania, które im zadano, więc prostszy e-mail może zapewnić szybszą odpowiedź.
Przeczytaj więcej: Jak je zdobyć, aby wysłać Ci e-mail

4. Magiczny e-mail z pięcioma zdaniami Skuteczna wiadomość e-mail odpowie na te pytania - kim jesteś? Co chcesz? Dlaczego pytasz? Dlaczego powinienem pomóc? Co dalej? Jeśli możesz, staraj się przechowywać notatki w pięciu zdaniach, a nawet trzech lub czterech. Ograniczenie się pomoże ci skoncentrować się na tym, co ważne.
Powiązane: Lifetimeaver: 5-Sentre Email

5. Określ czas. Wyłącz powiadomienia, aby zobaczyć, ile możesz zrobić, gdy ciągle nie przeglądasz swojej skrzynki odbiorczej. I ustaw czasomierz. Eksperci zalecają sprawdzanie poczty e-mail tylko 2-4 razy dziennie, czytanie wiadomości e-mail przez 45 minut sesji.
Powiązane: Ośmielić bestię e-mailową

6. BCC Yourself. Potrzebujesz śledzić swoje obserwacje? Zastanów się, czy nie przyłączyć się do tych e-maili, a następnie przenieś je do folderu z etykietą & bdquo; Follow up. & Rdquo; Sprawdź tylko ten folder, a nie skrzynkę odbiorczą, aby pozostać na szczycie pracy, którą musisz wykonać, abyś się nie rozpraszał.
Powiązane: Jak używać BCC do organizowania poczty
7. Zamiast tego wyślij SMS-a, czat lub zadzwoń.
Gdy dyskusja prowadzi do więcej niż dwóch wiadomości e-mail, podnieś telefon lub wejdź na czat . Podaj swój numer, aby wskazywać osobom, którym ufasz, aby przekazywały pilne wiadomości, szczególnie jeśli jesteś poza biurem.
Przeczytaj więcej: Hacki na temat Gmaila, aby uzyskać dodatkową wydajność w swojej firmie Powiązane: Kiedy zadzwonić do Versus Kiedy wysłać wiadomość e-mail

8. Trenuj swoich kolegów. Jeśli rozmowa zostanie rozstrzygnięta, napisz "nie trzeba odpowiadać", aby zapobiec wysyłaniu kolejnych wiadomości e-mail do skrzynki. Podkreśl, że pracownicy nie powinni czuć potrzeby odpowiadania na wiadomości e-mail, gdy nie są w stanie najlepiej odpowiedzieć na pytanie.
Powiązane: Ośmielić bestię e-mailową

9. Nie odpowiadaj . Odpowiedz tylko wtedy, gdy jest to konieczne i nie zajmuj się najpierw niepotrzebnymi wiadomościami e-mail. I nie odpowiadaj, jeśli "zapytaj" nie jest jasne. Nie powinieneś tracić czasu, próbując zrozumieć prośbę, która nie była dobrze przemyślana.
Powiązane: Czy technologia zabija twoją produktywność?

10. Zautomatyzuj wszystko. Anuluj subskrypcję niechcianych newsletterów, automatycznie przekierowuj innych do określonych folderów i od razu przenieś do archiwum wszystko, czego nie potrzebujesz. Używaj narzędzi takich jak Kalendarz Google do planowania spotkań, eliminując potrzebę nieskończonego & bdquo; kiedy jesteś wolny & rdquo; łańcuchy wiadomości e-mail.
Powiązane: Wspaniałe wskazówki dotyczące zwiększania wydajności, aby Twój tydzień stał się triumfem

11. Bądź czujny. W skrzynce odbiorczej możesz przechowywać tylko dwa rodzaje wiadomości e-mail: te, których jeszcze nie czytałeś i te, których potrzebujesz od razu. Po zmniejszeniu skrzynki odbiorczej możesz skupić się tylko na wiadomościach związanych z tym, nad czym teraz pracujesz.
Powiązane: 5 Techniki oswajania Twojej przepełnionej skrzynki odbiorczej